代車・試乗車の予約管理システム構築
事例のポイント
こちらの企業様では、代車や試乗車の予約管理を紙やホワイトボードで行っていたため、予約の重複や拠点間での非効率な車両確認が課題となっていました。 そこで、この課題を解決するため、全拠点の予約状況をリアルタイムで一元管理できるWebシステムを構築しました。 これにより、予約の重複を防止し、拠点間の連携が円滑になったほか、正確な実績データに基づいて最適な車両配置や経営判断が可能となりました。
課題・背景
自動車の販売やリースを手がけるP社様では、代車や試乗車の予約・スケジュール管理を紙帳票やホワイトボードで行っていたため、以下のような課題を抱えていました。
①貸出状況の把握精度不足による営業機会損失
車両の予約が重複し、ユーザーへの日程変更や車両変更の対応が必要となるほか、最寄り拠点との車両の融通調整などが発生し、結果として車両の稼働率が低下する恐れがありました。
②貸出実績の精緻化・分析活用が困難
手作業による管理では、正確な貸出実績の把握やデータ活用が困難であり、業務改善につなげづらい状況にありました。
③拠点間での車両状況確認が煩雑
他拠点との車両融通に際し、都度電話による状況確認が必要となり、即時性・効率性に課題がありました。
顧客への迅速な対応や最適な車種・車両数の配置は、自動車販売業務において極めて重要であり、業務効率の向上と顧客満足度維持の観点からも改善が求められていました。
提案
当社は、これらの課題を解決するため、各拠点の車両状況や予約状況の把握および実績管理を目的としたWebシステム※3の新規構築を提案しました。 具体的な内容は以下の通りです。
①予約状況の可視化・検索機能
各拠点に配置された車両の一覧表示および検索を可能にし、予約状況の把握を容易にする。
②手入力の削減
既存の顧客・車両データを参照・取得できるようにし、予約時の手入力項目を減らす。
③書類出力の簡素化
貸出時に記入する書類を、予約内容を印字した状態でシステムから出力可能にし、記入項目の削減を図る。
④実績管理と稼働状況の把握
車両の貸出実績を拠点単位・担当者単位で一覧表示・データ出力できるようにし、リアルタイムで正確な稼働状況を把握可能にする。
開発の進め方
開発は以下のステップで進めました。
①要件定義※4と設計構築
現場の業務に適したシステムを構築するため、各部署の担当者との綿密な打ち合わせを重ねました。 マスタデータ※5（別DBで管理されている顧客・車両データ）との連携方法や、担当者ごとの操作権限設定など、手作業で運用されていた仕様を共有いただきながら設計を進めました。
②開発中のWebシステムの体験
開発版のシステムをクライアントに実際に操作してもらい、使用感を確認していただきました。 その結果をもとに、設計の変更や機能追加を行いました。
③品質管理の徹底
定期的に進捗報告を行い、実装した機能と要望とのズレを都度確認・調整しました。 これにより、品質管理を徹底しながら開発を推進しました。
結果
今回のシステム開発により、以下の成果を実現しました。
①車両予約・管理の正確性向上
車両の予約状況（実績・予定）や管理状況（拠点別配置）をリアルタイムで確認できるようになりました。これにより、予約の重複を回避できるようになったほか、拠点間での車両融通もスムーズに行えるようになりました。
②分析データの蓄積と活用
正確な貸出実績データが蓄積されるようになり、各拠点に配置する車種・車両数の分析が可能になりました。
P社様からは、システムの導入により業務効率が大幅に向上したほか、顧客サービスの質の向上にもつながったとの声をいただきました。また、蓄積されたデータをもとに経営判断を行えるようになり、経営戦略の精度が向上したというフィードバックもいただいています。
用語の補足
※1 Java：汎用性の高いプログラミング言語であり、Webアプリケーションやエンタープライズシステムの開発に広く利用されています。
※2 SQLServer：マイクロソフトが提供するデータベース管理システム（DBMS）の一つで、高い信頼性とスケーラビリティを誇ります。
※3 Webシステム：インターネットを介して利用するシステムです。Webブラウザがあれば場所や時間を問わずアクセスできるため、利便性の高い仕組みです。
※4 要件定義：システム開発において、利用者が求める機能や仕様を明確にするプロセスであり、この段階の不備は後工程に大きく影響するため、非常に重要です。
※5 マスタデータ：顧客情報や車両情報など、業務の基盤となる共通データです。変更頻度が低く、多くの業務で参照されるため、正確な管理が重要です。
お問い合わせはこちらから
課題やご要望を丁寧にお伺いし、最適なアプローチをご提案いたします。